Verwalten Sie mehrere Projekte mit gemeinsam genutzten Ressourcen innerhalb Ihres Unternehmens – PPM, kurz für Project Portfolio Management, ist ein Begriff, der von Projektmanagern und Projektmanagementorganisationen (oder PMOs) verwendet wird, um Methoden zu beschreiben, die es Unternehmens- und Geschäftsbenutzern ermöglichen, eine Reihe von Projekten zu organisieren ein einzelnes Portfolio. Projektportfolio-Management-Software bezieht sich auf ein Softwareprodukt, das es Benutzern, in der Regel dem Management oder Führungskräften innerhalb eines Unternehmens, ermöglicht, die Projekte einfach zu organisieren und zu priorisieren. Es ermöglicht ihnen, das Portfolio zu überprüfen, und hilft ihnen, wichtige finanzielle und geschäftliche Entscheidungen für die Projekte zu treffen.
Eine genauere Betrachtung
Beim Projektportfoliomanagement geht es jedoch um mehr als das Verwalten mehrerer Projekte. Jedes Projektportfolio muss als Ganzes behandelt und nach seinem Geschäftswert und der Einhaltung der Strategie bewertet werden. Da jedes Projekt sein Ziel erreichen und sein endgültiges Ergebnis auf die gleiche Weise produzieren muss, sollte ein Portfolio so gestaltet sein, dass es ein bestimmtes Geschäftsziel oder einen bestimmten Nutzen erreicht. Bob Buttrick fasste es so zusammen: „Durch die korrekte Leitung des einzelnen Projekts wird sichergestellt, dass es richtig durchgeführt wird. Die erfolgreiche Leitung aller Projekte stellt sicher, dass wir die richtigen Projekte durchführen.“
Eine wachsende Zahl von Anbietern bietet Projektportfolio-Management-Software an, die den Prozess des Aufbaus eines Portfolios erheblich vereinfacht hat. Der erste Schritt Portfoliomanagement besteht jedoch darin, dass Unternehmen ihre Geschäftsstrategien priorisieren. Portfolios können dann zusammengestellt und basierend darauf bewertet werden, wie sie diese strategischen Anforderungen erfüllen. Sobald Unternehmen die geschäftlichen Prioritäten festgelegt haben, die ihre Projekte erfüllen sollen, müssen sie die Portfolios aufschlüsseln. Teams sind verschiedenen Geschäftseinheiten zugeordnet, und jedes dieser Teams bearbeitet ein separates Portfolio.
Zuvor wurden Projekte genehmigt und dann eigenständig verwaltet. Erst bei der Erstellung der Jahresberichte wurden sie auf der Führungsebene als Ganzes ausgewertet. Heutzutage können Projektmanager mit den neuesten Projektmanagement-Softwarelösungen das Portfolio mithilfe von Executive Dashboards und anderen derartigen Tools besser verwalten. Bei der Arbeit auf Portfolioebene geht es darum, mit Zusammenfassungs- oder Schlüsseldaten und so wenig Details wie möglich zu arbeiten. Es ist wichtig, eine Informationsüberflutung zu vermeiden. Die Details jedes Projekts sollten auf Projektteamebene gehalten und von den einzelnen Projektmanagern verwaltet werden.
Der jüngste Trend zu verbesserten Ressourcenverfolgungs- und Nivellierungsfunktionen in der PM-Software ist ein großer Segen für den Portfoliomanager. Ohne die Möglichkeit zu wissen, wozu jede einzelne Humanressource im Pool von Projektmitarbeitern in der Lage ist und wann sie für die Arbeit verfügbar sein werden, können Sie nicht sagen, dass Sie ein Portfolio verwalten. Sie benötigen eine solche Arbeitsverwaltungssoftware, um die Arbeit Ihres Projekts im Gleichgewicht zu halten und zusätzliche Kosten durch Überstundensätze zu vermeiden.
Vorteile der Portfolio-Projektmanagement-Software
Laut Wikipedia „besteht das grundlegende Ziel von PPM darin, die optimale Mischung und Reihenfolge der vorgeschlagenen Projekte zu bestimmen, um die Gesamtziele der Organisation am besten zu erreichen – typischerweise ausgedrückt in Form von harten wirtschaftlichen Maßnahmen, Geschäftsstrategiezielen oder technischen Strategiezielen – und dabei die auferlegten Einschränkungen einzuhalten B. durch das Management oder externe reale Faktoren”.
Bei PPM geht es darum, sicherzustellen, dass Geschäftsinhaber eine Gruppe von Projekten haben, die sich darauf konzentrieren, ihre Ziele zu erreichen. Es geht darum, dass sie schnell auf Veränderungen in der Umwelt reagieren können. In Märkten, die sich täglich bewegen, benötigt ein Unternehmen diesen Gesamtüberblick, damit es Projekte in Echtzeit im Auge behalten und sicherstellen kann, dass alle zusammenarbeiten, um die Kerngeschäftsziele zu erreichen. Hier kommt das Portfoliomanagement ins Spiel. Es nimmt viele Details auf und organisiert sie in einer leicht verständlichen und nutzbaren Form. Es hilft Führungskräften zu sehen, wofür Geld ausgegeben wird, warum Projekte notwendig oder nicht notwendig sind und welche Ressourcen benötigt werden.
Die wichtigsten Vorteile für Unternehmen sind:
Möglichkeit, schneller auf sich ändernde Bedingungen zu reagieren
Portfolios können ständig überprüft und geändert werden, um die höchsten Gewinne zu erzielen
Abhängigkeiten zwischen Projekten sind leichter zu erkennen
Die Ressourcennivellierung ist einfacher zu bewerkstelligen und bietet echte Lösungen
Informationen werden für jede Managementebene mit unterschiedlichen Details dargestellt